Baza wymagań prawnych

Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi

05/06/2019

Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi - na czym polega ?

Ocena zgodności to proces wykazania spełnienia przez organizację wymagań prawnych obejmujący identyfikację przepisów, analizę stanu, działania korygujące i weryfikację. Celem jest minimalizacja ryzyk prawnych, dostosowanie do norm oraz zapewnienie bezpieczeństwa przed wprowadzeniem wyrobu na rynek.

Pełne znaczenie oceny zgodności w prawie i normach

Ocena zgodności (ang. compliance assessment) to kompleksowy proces weryfikacji, czy organizacja, produkt lub proces spełnia:

1. wymagania prawne (np. ustawy, rozporządzenia)
2. normy techniczne (np. PN-EN, ISO)
3. wymagania UE (np. dyrektywy Nowego Podejścia)

W kontekście Unii Europejskiej ocena zgodności jest obowiązkowa przed wprowadzeniem wyrobów na rynek (np. maszyn, urządzeń medycznych).

Rodzaje oceny zgodności

Ocena zgodności produktów

Dotycząca wyrobów wprowadzanych na rynek UE (np. certyfikacja CE).

Ocena zgodności procesów

Np. weryfikacja zgodności produkcji z normami ISO 9001.

Ocena zgodności organizacji

Audyt np. w zakresie BHP czy ochrony środowiska.

Jakie korzyści daje ocena zgodności ?

1. Identyfikacja niezgodności z prawem
2. Unikanie kar podczas kontroli
3. Spełnienie wymogów UE i norm (np. ISO)
    

Jak przeprowadzić ocenę zgodności? Krok po kroku:

1. Identyfikacja wymagań - sprawdzenie, jakie przepisy dotyczą organizacji

2. Analiza zgodności - porównanie stanu faktycznego z wymaganiami

3. Działania naprawcze - wdrożenie poprawek w przypadku niezgodności

4. Weryfikacja - potwierdzenie, że wszystko spełnia normy

Przykład oceny zgodności w praktyce

Firma Xyz (branża spożywcza) dzięki ocenie zgodności z bazą Lexes:

1. Zidentyfikowano 3 niezgodności z rozporządzeniem UE 852/2004
2. Wdrożono działania naprawcze w 2 tygodnie
3. Uniknięto kary 50 000 zł podczas kontroli SANEPID

Konsekwencje prawne braku oceny zgodności

Niezgodność z wymaganiami może skutkować:

1. Karami finansowymi (np. do 500 000 zł za naruszenie przepisów BHP)
2. Wycofaniem produktu z rynku UE
3. Odpowiedzialnością karną zarządu

Baza Lexes zapewnia możliwość spersonalizowanej dla przedsiębiorstwa Identyfikacji wymagań prawnych oraz ich bieżącą i stałą aktualizację.

Użytkownicy Lexes, posiadający wykupiony abonament PREMIUM + mogą samodzielnie dokonywać okresowej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i pozaprawnymi po uprzedniej identyfikacji wymagań prawnych.

Baza Lexes to rejestr wymagań prawnych, który pozwala na identyfikację wymagań prawnych odnoszących się do konkretnej działalności organizacji, umożliwia audyt zgodności i bieżącą aktualizację wymagań prawnych.

Usługa oceny zgodności może być wykonana również przez naszych audytorów. Usługa jest prowadzona zdalnie lub z wizją lokalną u klienta. Użycie w tym celu bazy Lexes znacznie skraca czas całego procesu.

Wyniki oceny wprowadzane są do systemu. Raport i rekomendacje dostępne są w momencie zakończenia audytu w bazie, skąd mogą zostać wyeksportowane do zewnętrznych plików.

Dzięki temu znana jest historia zgodności z wymaganiami prawnymi i dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron.

Często zadawane pytania (FAQ) o ocenę zgodności

Kto musi przeprowadzać ocenę zgodności ?

Ocenę zgodności powinni wykonywać wszyscy przedsiębiorcy, których działalność podlega regulacjom prawnym (np. BHP, ochrona środowiska, normy UE). Dotyczy to zarówno dużych firm, jak i małych przedsiębiorstw.

Czy ocena zgodności jest obowiązkowa ?

Tak, w wielu przypadkach (np. wprowadzanie produktu na rynek UE) ocena zgodności jest wymagana prawem. Brak jej przeprowadzenia może skutkować karami finansowymi.

Jak często należy aktualizować ocenę zgodności ?

Ocenę należy powtarzać regularnie, zwłaszcza gdy zmieniają się przepisy lub zakres działalności firmy. Baza Lexes pomaga w bieżącym śledzeniu zmian prawnych.

Ile trwa ocena zgodności ?

Czas zależy od zakresu (od 1 dnia dla prostych audytów do kilku miesięcy dla kompleksowych certyfikacji). Baza Lexes skraca ten czas nawet o 70%.

Czym różni się ocena zgodności od audytu ?

Audyt to część oceny zgodności – służy weryfikacji, podczas gdy ocena obejmuje też np. planowanie działań naprawczych.

Identyfikacja wymagań prawnych

Identyfikacja wymagań prawnych ma na celu analizę wymagań mających zastosowanie w organizacji oraz pozwala na stałą aktualizację wymagań prawnych. Identyfikację wymagań należy postrzegać w sposób systemowy i całościowy, a także uwzględniać przy ustanawianiu, wdrażaniu, utrzymywaniu i doskonaleniu systemu.

Lexes to baza wymagań prawnych z zakresu BHP, Ochrony Środowiska, Ochrony Przeciwpożarowej, Substancji i Materiałów Niebezpiecznych, ADR, Energetyki i Prawa Żywnościowego.

Podobnie jak inne bazy tego typu Lexes zapewnia dostęp do opisu i interpretacji wymagań prawnych oraz szczegółowych wymagań prawnych w sześciu działach głównych wraz z funkcjami wyszukiwania haseł. Więcej na temat innych funkcjonalności bazy lexes ...

Poza dostępem do bazy, oferujemy również usługę:

- w przypadku planu PREMIUM+ lub FIRMA PREMIUM +,  jednorazową pomoc użytkownikom w tworzeniu listy wymagań prawnych dla jego przedsiębiorstwa. Każdy użytkownik posiada następnie możliwość jej edycji.

- wykonanie oceny zgodności z wymaganiami w bazie Lexes. Usługa może być realizowana całkowicie lub częściowo zdalnie (z wizją lokalną), co znacznie zmniejsza koszty związane z jej realizacją a także skraca jej czas.

Potrzebujesz pomocy w ocenie zgodności ?

Zamów audyt lub subskrypcję Bazy Lexes: kontakt